Ekzistas multaj bonaj kialoj, kial ciferecaj dokumentaj dokumentoj povas esti tre helpema kiam temas pri organizado de via hejma oficejo (aŭ, por tio, via hejmo). Antaŭ ĉio, vi povas forigi multan ekstran paperon, kiu estas kovrita en tajpilojn kaj dosierojn, aŭ prenas valorajn skribservojn.
Cifereca dosieroj (eĉ PDF-dosieroj) povas esti konvertataj en serĉeblajn dosierojn kun la uzo de optika karaktero (OCR) programaro, kiu kutime venas kun la presilo (HP havas tre bonan filmon, kiu klarigas kiel funkcias OCR kaj kiel ĝi povas helpi simpligi la taskon de simpligante vian vivon).
Tio signifas, ke ne nur via informo ne prenas ĉambron, ankaŭ multe pli facile troviĝas ol ĝi estus sur papero. Kaj vi povas ŝpari viajn ciferecajn dosierojn, kiom ajn vi ŝatas - en KD aŭ DVD, en fokusa disko, en reta stokado, aŭ ĉio supre. Do vi povas esti certa, ke kiam vi bezonas ion, vi povas akiri vian manon.
Kiam vi komencas ciferecigi viajn hejmajn dosierojn, ĝi estas la perfekta tempo por krei organizitan aron de dosieroj, kiuj faros vian vivon pli simpla. Pensu pri la kategorioj de papeleo, kiujn vi bezonas, kaj starigu dosierujon por ĉiu. Ricevilaj kartaj ricevoj en unu dosierujo; aŭto asekuron en alia; telefonaj biletoj, komercaj ricevoj, hejmaj riparaj fakturoj, kaj tiel plu, ĉiuj povas doni apartajn dosierujojn. Kaj ene de ĉiu dosierujo kreu subdosierojn por ĉiu jaro (aŭ monato). Estas multe pli facila por dividi kun organizita sistemo kaj tiam simple aldonu novajn papeciojn al la ĝusta dosiero laŭ via preterpasado, ol ĝi klopodas reordigi la sistemon ĉiufoje kiam nova ricevo ricevas scanon.
Certigu, ke via skanilo aŭ presilo venis kun OCR-programaro (la programaro ABBYY FineReader ŝajnas veni en la pako kun multaj el la impresoras kaj skaniloj, kiujn mi provas). Se vi ne trovos iun, ne timu. Estas bona ŝanco, ke vi jam havas iun deca programaro OCR jam instalita en via komputilo, kondiĉe ke vi uzas Windows. Cool OCR Programaro Vi Jam Havos gvidos vin tra la procezo lokalizi kaj uzi tiun programaron kune kun via skanilo por krei redakteblajn dokumentojn.
Kompreneble, tio alportas alian gravan punkton: Vi devas havi almenaŭ dokumentan skanilon se vi faros ĉi tion. Necesas esti multekosta, aŭ fantazio. Se vi ne havas unu, nun estas bona tempo serĉi unu; Komencu kun ĉi tiuj Revizioj de Fotilaj Scaniloj kaj Dokumentaj Skaniloj por iuj plej bonaj aĉetoj. Se vi ne volas apartan skanilon, malmultekosta ĉiu-en-unu printilo faros la laboron perfekte.
Do jen la malfacila parto. Akiri la sistemon instalitan ne tro malfacile; eĉ skani vian papecon ne tro malfacile. Kio malfacile certigas, ke vi aŭtomate faros ĝin ĉiun fojon, kiam vi ricevas novajn ricevojn aŭ dokumentojn. Alie, la paperoj komenciĝos pluiĝi, kaj vi sentos, kvazaŭ vi perdis vian tempon. Do batu kun ĝi!