La komerca kombinaĵo de Microsoft-Mail permesas al vi sendi la saman dokumenton kun malgravaj ŝanĝoj al granda nombro da adresatoj. La termino "kuniĝo" venas de la fakto, ke unu dokumento (litero, ekzemple) kunfandas kun datuma fonto- dokumento, kiel folio de folio .
La funkcia kombinado de Vorto funkcias perfekte kun datumoj de Excel. Dum Word ankaŭ permesas krei sian propran fonton de datumoj, ebloj por uzi ĉi tiun datumon estas limigitaj. Plue, se vi jam havas viajn datumojn en kalkultabelo, ĝi ne multe sentas retpagi la tutan informon en la fonto de datumoj de Vorto.
Prepari viajn datumojn por poŝti kunigi
Teorie, vi povas uzi ajnan Excel-kalendaron en Vorto- kombinaĵa kombina funkcio sen speciala preparo. Tamen oni rekomendas, ke vi prenu iom da tempo por prepari vian foliumon por optimizar la retpoŝton-kuniĝon .
Jen kelkaj gvidlinioj por observi, kiu helpos, ke la retpoŝta kombinado procezas pli glate.
Organizu Vian Skalkolon-datumon
Ĉe la risko deklari la evidenta, viaj datumoj devus esti organizitaj nete en vicoj kaj kolumnoj. Pensu pri ĉiu vico kiel unu sola rekordo kaj ĉiu kolumno kiel kampo, kiun vi enmetos en vian dokumenton. (Kontrolu la Excel-datumon-eniriga lernilo se vi bezonas refresheron.)
Krei kaplinion
Krei kaplinion por la folio, kiun vi intencas uzi por retpoŝtaĵo. Kaplinio estas vico enhavanta etiketojn, kiuj identigas la datumojn en la ĉeloj sube. Excel povas esti finika kelkfoje pri diferencado inter datumoj kaj etiketoj, do klare klare per uzado de aŭdaca teksto, ĉeloj kaj ĉeloj, kiuj estas unikaj al la kaplinio. Ĉi tio certigos, ke Excel diferencas ĝin de la resto de viaj datumoj.
Poste, kiam vi kunigas la datumojn kun la ĉefa dokumento, la etiketoj aperos kiel la nomoj de la kampoj kunfanditaj, do ne estos konfuzo pri kia datumoj vi enmetas en vian dokumenton. Krome, ĝi estas bona praktiko etikedi viajn kolumnojn, ĉar ĝi helpas malhelpi uzantaron.
Metu ĉiujn datumojn sur sola folio
La datumoj, kiujn vi intencas uzi por retpoŝto, devas esti sur unu folio. Se ĝi disvastiĝas tra multnombraj folioj, vi devos kombini la littukojn aŭ plenumi plurajn poŝtajn kombinojn. Ankaŭ, certigu, ke la folioj klare nomiĝas , ĉar vi devos elekti la folion, kiun vi intencas uzi sen vidi ĝin.
Asoci Datuman Fonto en Poŝto Kombinaĵo
La sekva paŝo en la retpoŝta procezo estas asocii vian preta Excel-kalkultabelo per via Vorto-dokumento.
- Sur la ilobreto Kombiniĝo de la poŝto, alklaku la butonon Open Source Source .
- En la dialogo de la datumbazo Elektu datumojn, navigu tra la dosierujoj ĝis vi trovos vian Excelbookbook. Se vi ne povas trovi vian Excel-dosieron, certigu "Ĉiuj datumaj fontoj" en la menuo menuo etikedita "Dosieroj de tipo".
- Duobla klako sur via fonta Excel-fonta dosiero, aŭ elektu ĝin kaj klaku Malfermu .
- En la dialogo de Elektra Tabelo, elektu la Excel-folion kiu enhavas la datumojn, kiujn vi volas kunigi kun via dokumento.
- Certigu, ke la markobutono apud "Unua vico da datumoj enhavas kolumnajn titolojn" estas kontrolita.
- Alklaku OK .
Nun, ke la fonto de datumoj estas asociita kun la ĉefa dokumento, vi povas komenci enirante tekston kaj / aŭ redaktantan vian Vortan dokumenton. Vi tamen ne povas ŝanĝi viajn datumkodon en Excel; se vi bezonas ŝanĝi la datumojn, vi devas fermi la ĉefan dokumenton en Vorto antaŭ ol vi povas malfermi la datumon en Excel.
Enmeti kunfiksajn kampojn en vian dokumenton estas facile sekvante ĉi tiujn paŝojn:
- Alklaku la butonon Kunigi Merge Kampo sur la barilo de kombinaĵoj. La dialogo de Insert Merge Field aperos.
- Montri la nomon de la kampo, kiun vi deziras enmeti de la listo kaj alklaku Enmetu .
- La skatolo restos malferma, permesante al vi enmeti pli kampojn. Se vi enmetas pli ol unu kampo laŭcese, Vorto ne aŭtomate aldonos spacon inter la kampoj en via dokumento; Vi devas fari tion ĉi vi mem post kiam vi fermos la dialogon. En via dokumento vi vidos la kampnomon ĉirkaŭitan per duoblaj sagoj.
- Kiam vi finiĝis, klaku Fermi .
Insertante Adreso Blokoj kaj Salutoj-Uzu Carefully
Microsoft ĵus aldonis poŝton-kombinaĵon, kiu ebligas al vi enmeti adresajn blokojn kaj salutnajn liniojn. Alklakante la respektivan butonon sur la ilobreto, Word permesos al vi enmeti plurajn kampojn samtempe, aranĝitajn en komunaj variadoj.
La enmeta adreso bloko butonon estas unu maldekstre; la enmeta salutlinio estas dekstre.
Plie, kiam vi alklakas ĉu butonon, Vorto montras dialogon, kiu donas al vi iujn eblojn, en kiuj kampoj vi volas enmeti, kiel vi volas, ke ili estu aranĝitaj, kia interpunkcio inkluzivi kaj aliajn. Dum tio ĉi simple supozas - kaj se vi uzas fonto de datumoj kreita en Vorto - ĝi povas konfuzi se vi uzas Excel-foliumon.
Memoru, kiam la rekomendo pri aldonado de kaplinio en via skatolo sur paĝo 1 de ĉi tiu artikolo? Nu, se vi nomis kampon io alia ol kio Vorto uzas kiel kampo nomo por similaj datumoj, Vorto povus kongrui la kampojn malĝuste.
Kion tio signifas estas, se vi uzas la enmetan adreson aŭ enmetas salutnajn butonojn, la datumoj eble aperos en alia ordo ol vi specifas - simple ĉar la etiketoj ne kongruas. Feliĉe, Microsoft antaŭvidis ĉi tion kaj konstruis en Match Fields-karakterizaĵo, kiu ebligas al vi kongrui kun viaj kampaj nomoj al tiuj, kiuj uzas Word en la blokoj.
Uzante Turnajn Kampojn Por Ĝustigi Mapojn Kampojn Etikedojn
Por kongrui kampoj, sekvu ĉi tiujn paŝojn:
- Alklaku la butonon Match Fields sur la ilobreto.
- En la dialogo de la Kampoj de Turniro, vi vidos liston de la kampaj nomoj de Vorto maldekstre. En la dekstra flanko de la skatolo, vi vidos kolumnon de menuo-skatoloj. La nomo en ĉiu menuo-skatolo estas la kampo, kiun Vorto uzas por ĉiu respektiva kampo en la Adreso bloko aŭ Greeting-linio bloko. Por fari ajnajn ŝanĝojn, simple elektu la kampan nomon de la menuo-skatolo.
- Kiam vi faros ŝanĝojn, klaku OK .
Vi ankaŭ povas alkonduki la dialogon de la Kampoj de Turniro per klako de la Butono Kampoj ĉe la fundo de aŭ la enmetaj adresaj Blokoj aŭ Salutnaj dialogaj skatoloj, ambaŭ aperas kiam vi alklakas la respektivan ilobreton.
Vidante Poŝton Kunigi Dokumentojn
Antaŭ ol ni antaŭrigardos kaj presas viajn kunfanditajn dokumentojn, noton pri formateado: kiam vi enmetas kampojn kunfanditaj en dokumenton, Word ne transprenas la formatadon de la datumoj de la fonto de datumoj.
Aplikante Specialajn Formadojn de Fonta Skatolo
Se vi volas apliki specialan formatadon kiel kursivon, aŭdacan aŭ subskriba, vi devas fari tion en Vorto. Se vi vidas la dokumenton kun kampoj, vi devas elekti la duoblajn sagojn sur ambaŭ flankoj de la kampo, al kiu vi volas apliki la formatadon. Se vi rigardas la kunmetitan datumon en la dokumento, simple reliefigu la tekston, kiun vi volas ŝanĝi.
Memoru, ke iu ajn ŝanĝo daŭros tra ĉiuj dokumentoj kunfanditaj, ne nur individuaj.
Antaŭrigardo de la Kunfanditaj Dokumentoj
Por antaŭrigardi viajn kunfanditajn dokumentojn, alklaku la butonon Rigardita Kombinita Datumoj sur la barra ilobreto de Poŝto. Ĉi tiu butono funkcias kiel ebligiŝaltilon, do se vi volas reiri al vidi nur la kampojn kaj ne la datumojn, kiujn ili enhavas, klaku ĝin denove.
Vi povas navigi tra la kunfanditaj dokumentoj per la navigado de butonoj sur la barilo de Komputila Kombinaĵo. Ili estas de maldekstra al dekstra: Unua Rekordo , Antaŭa Rekordo , Iru Al Rilato , Sekva Rekordo , Lasta Rekordo .
Antaŭ ol vi kunfiksas viajn dokumentojn, vi devas antaŭrigardi ĉiujn, aŭ kiom ajn vi povas kontroli, ke ĉio fiksiĝis ĝuste. Atentu aferojn kiel interpunkcio kaj interspaco ĉirkaŭ la kunfanditaj datumoj.
Fini Via Poŝto Kombina Dokumento
Kiam vi pretas kunfandi viajn dokumentojn, vi havas du elektojn.
Kunfandi al la Presilo
La unua estas kunigi ilin al la presilo. Se vi elektas ĉi tiun eblon, la dokumentoj estos senditaj al la presilo sen modifo. Vi povas kunigi al la presilo simple klakante la butonon Merge al Printer- ilobreto.
Kunigi en Novan Dokumenton
Se vi bezonas personecigi iujn aŭ ĉiujn dokumentojn (kvankam vi estus kompreneble aldoni notan kampon en la datuma fonto por personigitaj notoj), aŭ faru aliajn ŝanĝojn antaŭ ol vi presas, vi povas kunigi ilin al nova dokumento; se vi kuniĝas al nova dokumento, la poŝtelefono kunfiksas la dokumenton kaj la datumkodon restos nerompita, sed vi havos duan dosieron enhavantan la kunfanditajn dokumentojn.
Por fari tion, simple alklaku la butonon Merge al Nova Dokumenta ilobreto.
Kia metodo vi elektos, vi estos dialogita, kie vi povas diri Vorton por kunfandi ĉiujn registrojn, la aktualan registron aŭ ampleksan registron.
Alklaku la butonon de opcio apud via dezirata elekto kaj tiam alklaku OK .
Se vi volas kunigi gamon, vi devos enmeti la komencan numeron kaj la fina nombro por la rekordoj kiujn vi deziras inkludi en la kuniĝo antaŭ ol vi klakas OK .
Se vi elektis presi la dokumentojn, post kiam la dialogo aperas, vi prezentos la Printan dialogon. Vi povas interagi kun ĝi same kiel vi volas por ajna alia dokumento.