Netiquette Vi Devus Scii
Dum ĉiuj uzas retpoŝton por almenaŭ iuj komercaj komunikadoj ĉiun monaton, iuj el ni uzos retpoŝton kiel ĉiutaga ilo por fari nian profesian laboron. Ni uzos retpoŝton por komuniki kun klientoj, kompanoj, superuloj, kaj eblaj novaj kontraktoj aŭ eblaj novaj dungantoj. Kaj jes, ĉi tiuj homoj juĝos nin per nia kapablo meti klaran kaj profesian skribitan mesaĝon.
Retpoŝta etiketo aŭ 'netiquette' estis ĉirkaŭ la 27-a jarojn de la Monda Retejo. Netiquette estas aro de vaste akceptitaj gvidlinioj por kiel montri respekton kaj kompetentecon en via retpoŝto. Bedaŭrinde, estas homoj, kiuj neniam prenis la tempon por lerni retpoŝton netiquette por komercaj agordoj. Pli malbone: ekzistas homoj, kiuj konfuzas retpoŝton netiquette kun la malfiksa kaj senkonsidera stilo de mesaĝaj mesaĝoj.
Ne lasu malfeliĉa retpoŝta retpoŝto mortigi vian kredindecon kun kliento aŭ supera aŭ potenciala dunganto. Jen la retpoŝtaj reguloj pri la retpoŝto, kiu servos al vi bone kaj savos vin embaraso en la laborejo.
01 de 10
Enmetu la retpoŝtadreson kiel la lastan aferon, kiun vi faras antaŭ sendi.
Ĉi tio ŝajnas kontraŭ-intuicia, sed ĉi tiu estas bonega formo. Vi atendas ĝis la fino de via skribo kaj pruvo antaŭ ol vi aldonos la retpoŝtadreson al la retpoŝta titolo. Ĉi tiu tekniko savos vin la embaraso de hazarde sendi la mesaĝon tro baldaŭ antaŭ ol vi finos vian enhavon kaj pruvas.
Ĉi tio aparte kritikas por pli longa retpoŝto, kiu havas sentivan enhavon, kiel prezenti laborpostenon, respondante al la demando de kliento, aŭ komuniki malbonajn novaĵojn al via teamo. En ĉi tiuj kazoj, forgesante la retpoŝtadreson aldonas sekurecon kiam vi bezonos malproksimigi de via retpoŝto iom da tempo por kolekti viajn pensojn kaj pripensi viajn vortojn en via menso.
Se vi respondas retpoŝton, kaj vi konsideras ke la enhavo havas sentivecojn, tiam simple forigu la retpoŝtadreson de la ricevanto ĝis vi estas preta sendi, kaj poste aldonu la adreson. Vi povus alternative tranĉi kaj bati retpoŝtadreson de la ricevanto en dosieron Notepad aŭ OneNote-paĝon, skribi la retpoŝton, kaj tranĉi kaj bati retpoŝtadreson.
Kredu al ni pri ĉi tio: malplena retpoŝta linio dum aŭtoro savos vin multe da doloro unu tagon!
02 de 10
Triobla kontrolu, ke vi retpoŝtas la ĝustan personon.
Ĉi tio estas aparte grava, se vi laboras en granda kompanio aŭ registara fako. Kiam vi sendas sentivan retpoŝton al 'Mike' aŭ 'Heather' aŭ 'Mohammed', via retpoŝta programaro dezirus antaŭdire tajpi la plenan adreson por vi. Popularaj nomoj kiel ĉi tiuj havos multajn rezultojn en via kompanio-adreslibro , kaj vi eble hazarde sendas pli frue al via vicprezidanto, aŭ konfidan respondon al homoj en kontado.
Danke al la nuna regulo de netiqueta nombro, vi forlasis la celon al la fino, do triobla-kontrolanta la retpoŝtadreson de la ricevilo devas iri laŭ via lasta paŝo antaŭ sendi!
03 de 10
Eviti 'Respondi al Ĉiuj', Precipe en granda firmao.
Kiam vi ricevas elsendon sendita al dekoj da homoj, ĝi estas saĝa nur respondi al la sendinto. Ĉi tio estas precipe vera se ĝi estas kompanio elsendita kun grandaj dissendolistoj.
Ekzemple: la ĝenerala direktisto retpoŝtas la tutan kompanion pri parkado en la suda parto, kaj ŝi petas homojn respekti la numeritajn kaj atribuitajn stalojn, kiujn pagis la dungitoj. Se vi klakas 'respondi al ĉiuj' kaj komencu plendi, ke aliaj dungitoj ekpremas vian personan veturilon kaj scratu vian pentraĵon, vi povus difekti vian karieron antaŭeniĝante de la kompanio shmuck.
Neniu volas ricevi mesaĝojn, kiuj ne aplikas al ili . Ankoraŭ tiel, neniu ŝatas plendi al la grupo aŭ aŭdi pri viaj propraj plendoj elsenditaj en elsendo.
Evitu ĉi tiun fauxran pason kaj uzu individuan respondon al la sendinto kiel via defaŭlta agado. Definitive vidu Regulon # 9 sube, ankaŭ.
04 de 10
Uzu profesiajn salutojn anstataŭ familiaraj esprimoj.
La plej bona maniero por komenci profesian retpoŝton estas iu versio de jenaj:
1. Bonan tagon, sinjorino Chandra.
2. Saluton, projekto de teamo kaj volontuloj.
3. Saluton, Jennifer.
4. Bonan matenon, Patrick.
NE, sub iuj ajn cirkonstancoj, uzu la jenajn por komenci profesian retpoŝton:
1. Hej,
2. Sup, teamo!
3. Saluton Jen.
4. Mornin, Pat.
Konversaciaj esprimoj kiel 'hey', 'mi', 'sup' eble ŝajnas amikaj kaj varmaj al vi, sed ili efektive erodas vian kredindecon en komerca agordo. Dum vi certe povas uzi ĉi tiujn konversaciojn en konversacio, kiam vi havas fidindan rilaton kun la alia persono, estas malbona ideo uzi ĉi tiujn vortojn en komerca retpoŝto.
Aldone, ĝi estas malbona formo preni spelling shortcuts, kiel 'mornin'. Estas tre malbona formo mallongigi la nomon de iu (Jennifer -> Jen) krom se tiu persono esprime petis vin fari tion.
Kiel kun iuj inteligentaj komercaj komunikadoj, estas inteligenta erari flanke de esti tro formala kaj pruvi ke vi kredas je etiketo kaj respekto.
05 de 10
Provizi ĉiun mesaĝon, kvazaŭ via profesia reputacio dependas de ĝi.
Kaj efektive via reputacio facile facile senmoviĝas per malriĉa gramatiko, malbona literumado kaj mallertaj vortoj.
Imagu, kiel via profesieco sukcesos, se vi hazarde sendos ' Vi devas kontroli vian metodon , Ala ', kiam vi vere intencis diri ' vi devas kontroli vian matematikon, Animo' . Aŭ se vi diros ' Mi povas interrompi morgaŭ ', kiam vi signifis ' mi povas fari intervjuon morgaŭ '.
Proponi ĉiun retpoŝton, kiun vi sendas; Faru ĝin kvazaŭ via profesia reputacio dependas de ĝi.
06 de 10
Konciza kaj klara subjekto atingos mirindaĵojn (kaj helpos vin legi).
La subjekto estas ambaŭ titolo por komunikado kaj maniero resumi kaj etikedi vian retpoŝton do ĝi povas facile troviĝi poste. Ĝi devus klare resumi la enhavon kaj ajnan deziratan agon.
Ekzemple, subjekto: 'kafo' ne tre klare.
Anstataŭe, provu 'Personajn kafajn preferojn: Via respondo estas postulita'
Kiel dua ekzemplo, la subjekto ' via peto ' estas tro malprofunda.
Anstataŭe, provu pli klaran temon kiel: ' Via peto pri parkado: pli detaloj estas bezonataj' .
07 de 10
Uzu nur la du klasikajn tiparojn: Arial kaj Times Roman-variantoj, kun nigra inko.
Ĝi povas tenti aldoni elegantajn tiparajn vizaĝojn kaj kolorojn al via retpoŝto por fari ĝin fulmaj, sed vi pli bone uzas nigra 12-pt aŭ 10-pt-arial aŭ Times New Roman. Similaj variantoj kiel Tahoma aŭ Calibri estas bone ankaŭ. Kaj se vi atentigas specifan frazon aŭ kuglon, tiam ruĝa inko aŭ aŭdaca tiparo povas esti tre helpema en modereco.
La problemo estas, kiam viaj retpoŝtoj komenciĝos senkoloraj kaj senfokusaj aŭ komencos transdoni malestikan aŭ malkontentan sintenon por via parto. En la mondo de la komerco, homoj volas komunikadon al fidinda kaj klara kaj mallonga, ne ornama kaj distra.
08 de 10
Evitu sarkasmo kaj negativaj / snooty tonoj, ĉiakoste.
Retpoŝto ĉiam malsukcesas transdoni vokan inflexion kaj korpan lingvon. Kion vi opinias, rekte kaj rekte povas efektivigi tiel malmola kaj signifi, ke ĝi estas en via retpoŝto. Ne uzante la vortojn 'bonvolu' kaj 'dankon' kaŭzos negativajn malaltiĝojn. Kaj kion vi konsideras humura kaj lumo povus efektive elsendi kiel malpacema kaj malĝusta.
Provizi respektindan tonon kaj personan konduton en retpoŝto prenas praktikon kaj multan sperton. Ĝi helpas, kiam vi legas la retpoŝton laŭte al vi mem, aŭ eĉ al iu alia antaŭ ol vi sendos ĝin. Se io ajn pri la retpoŝto ŝajnas signifa aŭ malmola, tiam reescribu ĝin.
Se vi ankoraŭ estas ligita kun kiel transdoni la tono de io en retpoŝto, tiam serioze konsideras preni la telefonon kaj transdoni la mesaĝon kiel konversacio.
Memoru: retpoŝto estas ĉiam, kaj post kiam vi sendas tiun mesaĝon, vi neniam povas ĝin tiri.
09 de 10
Supozu, ke la mondo legos vian retpoŝton, do planu laŭe.
Fakte, retpoŝto estas ĉiam. Ĝi povas esti sendita al centoj da homoj en sekundoj. Ĝi povas esti vokita per leĝaj agoj kaj impostaj auditoroj devus ekzisti iam ajn esploro. Ĝi eĉ povas fari ĝin en novaĵojn aŭ sociajn amaskomunikilarojn.
Ĉi tio estas larĝa kaj timiga respondeco, sed ĝi estas unu, ke ni ĉiuj ŝultroj: kion vi skribas per retpoŝto facile fariĝus publika scio. Elektu viajn vortojn zorgeme, kaj se vi pensas, ke ekzistas ebleco, ke ĝi povus mordi vin reen, tiam serioze konsideras ne sendante la mesaĝon.
10 el 10
Ĉiam finiĝu kun mallonga klasa 'dankon' kaj subskriba bloko.
La potenco de vortoj kiel 'dankoni vin' kaj 'bonvolu' estas immezurebla. Ankaŭ la ekstra pluraj sekundoj por inkluzivi vian profesian subskribon blokas volumojn pri via atento al la detalo, kaj ke vi prenu proprieton de viaj komunikoj per frapado de via nomo kaj kontakta informo.
Saluton, Shailesh.
Dankon pro via enketo pri niaj brodaj servoj ĉe TGI Sportswear. Mi estus tre feliĉa paroli kun vi telefonon por informi al vi pli pri niaj sportaj jakaj elektoj por via teamo. Ni ankaŭ povus viziti nian spektaklon poste ĉi tiun semajnon, kaj mi povas montri al vi niajn specimenojn en persono.
Kiun nombron mi povas nomi vin? Mi estas disponebla por paroli post 1:00 pm hodiaŭ.
Dankon,Paul Giles
Direktoro de Klientaj Servoj
TGI, Korpigita
587 337 2088 pgiles@tgionline.com
"Via markado estas nia fokuso"