Rompante la diferencon inter kalkultabelo kaj datumbazo
Unu el la kialoj, kiujn kompanioj dubas uzi Microsoft Access, estas manko de kompreno pri la diferenco inter folio de folio kaj datumbazo. Ĉi tio kondukas multajn homojn por kredi, ke rakonta kliento-informoj, aĉetaj ordoj kaj projektoj pri folio estas taŭga por siaj bezonoj. La rezultita fino estas, ke malfacile konservas la agordkontrolon, la dosieroj perdiĝas en korupteco, kaj la dungitoj hazarde anstataŭas adekvatan informon. Kun iom da scio pri la potenco kaj multaj uzoj de datumbazo, pli facile estas por malgrandaj entreprenoj vidi, kiam kalkulilo sufiĉas por laboro kaj kiam datumbazo bezonas krei.
Gravas havi bazan komprenon pri kia datumbazo . Plej multaj homoj aliĝis al datumbazoj antaŭe, kiel tiuj en la publika biblioteko, sed simple uzante ilin ne klarigas, kiel disvastiĝoj kaj datumbazoj estas malsamaj. Pasigi kelkajn minutojn lernante pri datumbazoj helpos pli klare la komparo.
Datuma Organizo
Eble la plej evidenta diferenco inter folio de folio kaj datumbazo estas la maniero en kiu organiziĝas datumoj. Se la datumo estas relative ebena, tiam kalkultabelo estas perfekta. La maniero por determini, ĉu ebena tablo estas plej bona, demandu ĉu ĉu ĉiuj datumoj estas facile komplotitaj sur tabulo aŭ tablo? Ekzemple, se kompanio volas spuri monatajn enspezojn dum la jaro, kalkultabelo estas perfekta. Spreadsheets intencas trakti multajn samajn specojn de datumoj, mapante la progreson de kelkaj ŝlosilaj punktoj.
Kompare, datumbazoj havas rilatan datumstrukturon. Se uzanto tiris datumojn, ekzistus multajn punktojn por konsideri. Ekzemple, se kompanio volas spuri siajn monatajn enspezojn kaj kompari ilin al konkurantoj dum la lastaj kvin jaroj, ekzistas interrilato inter ĉi tiuj datumoj, sed ne sola fokuso. Faranta unu tablon por raporti rezultojn estos malfacila, se neebla. Databases estas desegnitaj por faciligi al la uzantoj generi raportojn kaj ekzameni demandojn.
Komplekseco de Datumoj
La plej facila maniero kompari ĉu datumoj devas esti konservitaj en kalkultabulo aŭ datumbazo estas rigardi kiom kompleksan la datumo estas. Ĉi tio helpas klarigi kiel la datumojn devus esti organizitaj se uzanto ankoraŭ ne certas.
Spreadsheet-datumoj estas simplaj. Ĝi povas esti facile aldonita al sola tablo aŭ diagramo kaj aldonita al prezento sen devi ekskludi informon. Ĝi estas facile subteni, ĉar ĝi sekvas nur kelkajn klarajn nombrajn valorojn. Se nur bezonas kelkaj vicoj kaj kolumnoj, la datumo plej bone konserviĝas en folio de folio.
Datumbazoj domas multajn malsamajn specojn de datumoj, ke ĉiuj havas iujn rilatojn kun la aliaj datumoj en la datumbazo. Ekzemple, kompanioj konservas gravan kvanton da datumoj pri siaj klientoj, de nomoj kaj adresoj al ordo kaj vendoj. Se uzanto provas krami milojn da vicoj en kalkulfolion, ŝajnoj estas bonaj, ke ĝi devas esti movita en datumbazon.
Ripeto de datumoj
Nur ĉar la datumoj bezonos ĝisdatigi ne necese signifas, ke necesas datumbazo. Ĉu la samaj datumoj konstante ripetos? Kaj estas la komerco interesata pri sekvaj eventoj aŭ agoj?
Se la datumaj punktoj ŝanĝiĝas, sed la tipo de datumoj estas la sama kaj spuras solan eventon, tiu informo eble estas ebena. Ekzemplo estas la kvanto de vendoj dum la jaro. La tempo ŝanĝiĝos kaj la nombroj fluktiĝos, kaj tie ne ripetos datumoj.
Se iuj partoj de la datumoj restos samaj, kiel ekzemple kliento-informado, dum aliaj ŝanĝiĝas, kiel ekzemple la nombro de ordoj kaj ĝustatempeco de pagoj, kvazaŭaj agoj estas sekvataj. Jen kiam datumbazo devas esti uzata. Agoj al ili havas multajn malsamajn komponojn, kaj provante spuri ilin ĉiuj postulas datumbazon.
La ĉefa celo de datumoj
Spreadsheets estas bonegaj por okazaĵoj kiuj ne bezonas spuri multajn malsamajn aspektojn. Por projektoj, kiuj bezonas unu aŭ du leterojn aŭ tabulojn por prezento antaŭ esti arkivita, kalkultabulo estas la plej bona maniero. Se la teamo aŭ kompanio bezonas kalkuli rezultojn kaj determini procentojn, tio estas, kie folioj de tekstoj estas la plej utilaj.
Databases estas por pli longaj projektoj kie datumoj probable estos uzataj denove kaj denove. Se oni bezonas notojn kaj komentojn, la datumoj devas esti movitaj en datumbazon. Spreadsheets ne estis desegnitaj por spuri detalojn, nur kelkajn klarajn nombrajn punktojn.
Nombro de uzantoj
La nombro da uzantoj povus fini esti la decida faktoro pri ĉu uzi kalkulfolion aŭ datumbazon. Se projekto postulas, ke granda nombro da uzantoj povos ĝisdatigi datumojn kaj fari ŝanĝojn, ĉi tio ne devas esti farita en kalkultabelo. Estas multe pli malfacile konservi taŭgan agordkontrolon kun folio de folio. Se nur kelkaj uzantoj ĝisdatigas la datumojn, ĝenerale inter tri kaj ses, kalkultabulo devus esti taŭga (kvankam certigu establi regulojn antaŭ antaŭeniri kun ĝi).
Se ĉiuj partoprenantoj pri projekto aŭ tutaj fakoj bezonas fari ŝanĝojn, datumbazo estas pli bona elekto. Eĉ se kompanio estas malgranda kaj nur havas unu aŭ du homojn en la fako nun, pripensu kiom da homoj povus fini en tiu fako dum kvin jaroj kaj demandi ĉu ili ĉiuj bezonos fari ŝanĝojn. Ju pli da uzantoj, kiuj bezonas aliron, pli verŝajne datumbazo estas pli bona opcio.
Vi ankaŭ devas konsenti datumsekurecon. Se ekzistas multaj sentivaj informoj, kiuj devas esti certigitaj, datumbazoj proponas pli bonan sekurecon. Antaŭ ol moviĝi, nepre legu pri la sekurecaj aferoj, kiujn oni devas konsideri antaŭ krei datumbazon.
Se vi pretas fari la plumadon, legu nian artikolon Transformi Spreadsheets al Databases por komenci vian vojaĝon.